3 dicas para automatizar o lançamento de Notas Fiscais utilizando o RPA

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Lançamento de Notas Fiscais

Notas Fiscais -Diante do cenário fiscal brasileiro, composto por extensas normas, decretos, instruções e outras variáveis fiscais surgindo e sendo alteradas de forma constante, o Brasil se encontra na segunda posição do ranking das legislações ficais mais complexas do mundo, de acordo com o estudo do TMF Group, consultoria global especializada em processos financeiros.

Embora nos últimos anos o ambiente fiscal tenha se beneficiado da digitalização dos impostos, incluindo o lançamento do sistema eSocial, o País continua inserido num rol muito complexo com dezenas de diferentes regimes tributários.

O lançamento de Notas Fiscais, por exemplo, contempla inúmeros processos que demandam muito tempo das organizações para o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias, sendo necessário muitas vezes criar uma área responsável por essa atividade.

Para lidar com este cenário, a automação do lançamento de Notas Fiscais utilizando tecnologias como o RPA (Robotic Process Automation) vem sendo adotada por diversas empresas como estratégia para otimizar a velocidade do processo, cumprindo com os prazos fiscais e reduzindo eventuais erros.

Segundo um estudo publicado pela Celonis, companhia global de mineração de processos, em organizações da Europa e dos Estados Unidos que possuem seus processos totalmente otimizados, é possível automatizar em cerca 85% o lançamento de todas as Notas Fiscais, restando, assim, apenas 15% desses documentos para serem analisados e lançados manualmente.

Para replicar esse cenário no Brasil, precisamos estar atentos a alguns fatores, conforme elencados abaixo.

1. Mapeamento e melhoria do processo

 

Quando se trata de utilização do RPA para automação de processos manuais, no primeiro momento é de suma importância realizar o mapeamento de todo o fluxo de trabalho dessa atividade e de suas variáveis. A partir dessa ação, é recomendado redesenhar o processo com uma visão de como a automação irá se comportar em operação, sempre buscando formas de melhorá-lo.

Realizar essa atividade no lançamento de NFs é extremamente desafiador, uma vez que existem diversas variáveis, por isso é importante entender o que significa e de onde vem cada informação que está sendo inserida no lançamento, assim o processo terá a melhor eficácia possível.

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2. Definição de bases de consulta 

Muitas informações solicitadas para o lançamento de NFs são difíceis de inferir, como o valor do campo natureza, o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), a situação tributária e o tipo de entrada. Na maioria das vezes, essas informações são inseridas tão repetidamente que elas ficam gravadas na cabeça do responsável. Por isso, entender esses dados e criar uma base de consultas é um desafio a ser transposto, sobretudo porque é de extrema importância para que o RPA consiga identificar qual informação será inserida durante a operação.

3. Envolvimento das áreas 

Nas empresas, é comum que o processo de lançamento de uma Nota Fiscal passe por setores como fiscal, tributário e compras. Em cada área uma informação pode ser inserida ou alterada nas NFs, ação que gera um grande desafio na implantação do RPA, uma vez que precisamos garantir padrões para o seu funcionamento. Por isso, trazer transparência e envolvimento de todas as áreas relacionadas ao processo de automação é necessário para garantir que todos cumpram com processo definido, resultando na melhora da eficácia da automação e na elevação da garantia da operacionalização a longo prazo.

Como vimos, ainda que o Brasil tenha um dos cenários fiscais mais complexos do mundo, é possível melhorar o processo de inserção de dados utilizando o RPA. Seguindo os três passos propostos, as empresas brasileiras podem experimentar operações quase que 100% automatizadas, se assemelhando às práticas de organizações mundo a fora.

 

Por Lucas Gomes

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