10 dicas para gerenciar operações de documentos na era digital

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Documentos na era digital -Aumentar a produtividade é um dos grandes desafios das empresas para aproveitar melhor seus recursos, reduzir custos e otimizar processos. Com a tecnologia, especialmente inteligência artificial e machine learning, os documentos podem ser classificados, categorizados, processados e armazenados conforme padrões bem estruturados e seu tempo de guarda é determinado. Tudo de acordo com a legislação vigente e as regras de negócio internas da empresa.

Vale lembrar que, em todas as empresas, existe um grande volume de documentação (administrativa, contábil-fiscal, trabalhista, cartorária e forense etc.) que precisa ser gerenciado em cada etapa do seu ciclo de vida – desde a criação até o descarte. A Docket, legaltech que fornece ao mercado toda a infraestrutura para processos que dependem de documentação, de ponta a ponta, por meio da tecnologia, traz algumas dicas importantes sobre como gerenciar documentos em tempos de transformação digital.

1 – Identifique as falhas no processo produtivo para melhorar a produtividade:

Pequenos erros comuns no dia a dia, podem facilmente ser identificados e solucionados com o uso da tecnologia para a gestão.

2 – Centralize as informações:

Centralizar as informações por um único canal economiza tempo e custo, evitando que os colaboradores percam tempo tentando encontrá-las em determinado local. Para isso, existem infraestruturas de gestão avançadas capazes de reunir todos os dados de um departamentos em uma única base.

3 – Utilize métodos de produtividade:

A tecnologia pode dar mais celeridade aos processos. Por exemplo: uma rede de shoppings depende da gestão de inúmeros documentos regulatórios para sua funcionalidade. Uma ótima opção, neste caso, seria reunir todos em uma única plataforma, alcançando maior produtividade e visão macro dos vencimentos e solicitações.

4 – Invista em automação:

As novas tecnologias ajudam a agilizar as operações diárias e a aumentar a produtividade. Com um sistema automatizado, é possível ter visão completa do setor de toda uma empresa, facilitando a gestão de métricas e diminuindo consideravelmente erros, retrabalhos e desperdício de tempo.

6 – Mapeie processos:

Grandes melhorias dependem do conhecimento que se tem de todos os processos realizados dentro de uma operação. Por isso, é importante saber qual a função exata de seus colaboradores e a complexidade de suas demandas. Além disso, é muito importante analisar os dados oriundos de cada operação ou processo, de modo a identificar gargalos que possam barrar o desenvolvimento de sua empresa.

7- Invista em segurança da informação: 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Deloitte, o excel foi apontado como uma das principais ferramentas utilizadas para a gestão de informação. Porém, a ferramenta não confere a segurança necessária à informação e pode paralisar uma esteira inteira de processos. É importante investir em tecnologias capazes de centralizar informações de forma segura e prática, evitando erros humanos e o entrave de processos internos.

8 – Mantenha a comunicação fluida:

Para uma melhora na gestão de processos operacionais, é necessário obter informações confiáveis sobre todos os setores. Para isso, um bom software pode ser capaz de manter uma comunicação clara e favorecer a troca de informações entre eles.

9 – Tenha uma gestão de documentos organizada: 

Fator essencial quando se fala sobre grandes organizações, porque o fluxo de licenças, alvarás e documentos regulatórios é muito grande e exige atenção com datas de vencimentos para evitar multas e interdições.

10 – Adote uma plataforma de gestão:

Estar atualizado quanto às novas tecnologias do mercado é imprescindível para aqueles que desejam se destacar. A inovação já chegou para quem deseja otimizar processos e garantir maior segurança de informação. Através das plataformas de gestão é possível gerenciar, de forma automatizada, toda uma esteira de processos garantindo a visão macro e assertiva nas decisões estratégicas.

“A transformação digital de documentos é um passo muito importante na modernização das empresas, desburocratização de seus negócios e até mesmo na redução de custos que elas têm”, diz o CEO da Docket, Pedro Roso. “E o papel da Docket é justamente o de mostrar as vantagens operacionais que a tecnologia pode trazer para este ramo, dando infraestrutura e auxílio para transformar toda a jornada de operações que dependem de documentos, de ponta a ponta, garantindo a segurança na transição do físico para o digital com rapidez e sem falhas”, completa.
Da assessoria

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